Telefon Santrali Satın Alırken Dikkat Edilmesi Gerekenler

1. Kapasite

Santral sistemlerinde kapasite, iç hat ve dış hat olmak üzere ikiye ayrılır:

  • İç hat kapasitesi: Şirket içindeki kullanıcı sayısını belirtir.

  • Dış hat kapasitesi: Harici telefon hatlarının sayısını ifade eder.

İlk adım olarak, şirketinizin mevcut ve gelecekteki ihtiyaçlarına göre kaç iç ve dış hatta ihtiyaç duyduğunuzu belirleyin. Gelişen bir işletmeyseniz, modüler olarak genişletilebilir veya IP tabanlı santralleri (IP PBX) tercih etmeniz faydalı olacaktır. IP sistemlerde kapasite artırımı çok daha esnektir.

Soru: Kaç kişi dahili telefon kullanacak? Dış arama yoğunluğuna göre kaç dış hatta ihtiyacımız var?

2. Lokasyonlar Arası Bağlantı

Birden fazla ofis, şube veya mağazanız varsa, bu lokasyonlar arasında VoIP teknolojisiyle ücretsiz görüşme imkânı sağlayan IP santral veya bulut santral sistemlerini tercih etmelisiniz.

Soru: Birden fazla lokasyonda faaliyet gösteriyor muyuz?

3. Hareketli Kullanıcılar

Saha personeli veya mobil çalışanlar yüksek iletişim maliyetlerine yol açabilir. IP santraller sayesinde bu kişiler merkezle ya da birbirleriyle ücretsiz iletişim kurabilir.

Soru: Şirket dışında çalışan, mobil kullanıcılarımız var mı?

4. Robot Operatör (IVR) ve Sesli Mesaj

Önceden kaydedilmiş karşılama mesajları ve yönlendirme menüleri içeren robot operatör sistemleri, kurumsal imajınızı güçlendirir. Ayrıca, cevaplanamayan çağrılar sesli mesaj olarak kaydedilebilir ve e-posta ile iletilebilir.

Soru: Kurumsal karşılamaya ve yönlendirmeye ihtiyaç var mı? Cevapsız çağrılara her yerden ulaşmak ister miyiz?

5. GSM Terminalleri (FCT) ve LCR Özelliği

GSM hatlarını santral sisteminize entegre ederek GSM operatörlerinin avantajlı tarifelerinden faydalanabilirsiniz. LCR (Least Cost Routing) özelliği sayesinde aramalar en uygun tarifeden otomatik olarak gerçekleştirilir.

Soru: İletişim giderlerimizi optimize etmemiz gerekiyor mu?

6. Görüntülü Görüşme

Görüntülü görüşme özelliği sayesinde uzaktaki ofisler veya saha çalışanlarıyla yüz yüze iletişim kurabilir, mesafe kaynaklı iletişim sorunlarını ortadan kaldırabilirsiniz.

Soru: Görüntülü görüşmelerden faydalanmamız verimliliği artırır mı?

7. Konferans Görüşme

Santral sisteminiz üzerinden aynı anda birden fazla kişiyle görüşme yapabilir, toplantı sıklığını ve süresini azaltarak karar alma süreçlerinizi hızlandırabilirsiniz.

Soru: Konferans görüşme ihtiyacımız var mı?

8. Görüşme/Ses Kaydı

Santral sistemleri yapılan görüşmeleri otomatik olarak kaydedebilir. Bu özellik, müşteri memnuniyeti, işlem takibi ve hukuki belge olarak kullanılabilir.

Soru: Görüşmelerin kayıt altına alınması iş süreçlerimiz açısından önemli mi?

9. Entegrasyon

Santral sisteminizin, e-posta, CRM, çağrı merkezi, güvenlik kamerası ve alarm sistemleriyle entegre çalışması mümkündür. Böylece cihaz karmaşasını azaltabilir, sistemlerden maksimum fayda sağlayabilirsiniz.

Soru: Santral sistemimizin diğer yazılımlar ve güvenlik sistemleriyle entegre çalışması bizim için gerekli mi?

10. Sistem Altyapısı ve Kablolama

IP santral sistemleri mevcut ağ altyapınızı kullanarak çalışır, ekstra kablolama ihtiyacını ortadan kaldırır. Bulut santral sistemlerinde ise donanım gereksinimi tamamen ortadan kalkar.

Soru: Mevcut ağ altyapımızı kullanarak kablolama maliyetlerinden tasarruf etmek ister miyiz?

11. Uç ve Çevre Birimleri

Santral sistemleri; telefon, faks, modem, cep telefonu gibi cihazlarla uyumlu olmalıdır. SIP protokolü destekleyen sistemlerle cep telefonları bile iç hat olarak kullanılabilir.

Soru: Seçilecek sistem, çevre birimleriyle uyumlu ve yeni teknolojilere açık mı?

12. Yönetim ve Raporlama

Santral sisteminde çağrı kayıtları tutulabilir, detaylı raporlar alınabilir. Web tabanlı yönetim (VPN) sayesinde her an erişim sağlanabilir.

Soru: Çağrı trafiğini analiz ederek iletişim verimliliğimizi artırmak ister miyiz?

13. Güvenlik

IP santrallerde veri güvenliği önemlidir. Kriptolama özellikli sistemler tercih edilmeli, ayrıca Karel gibi üreticilerin sunduğu FrEN gibi özel güvenlik çözümleri değerlendirilmelidir.

Soru: Seçilecek santral gelişmiş güvenlik önlemlerine sahip mi?

14. Durum Bilgisi ve Anlık Mesajlaşma

Anlık mesajlaşma ve durum bilgisi sayesinde çalışanlar daha verimli iletişim kurar. E-posta trafiği azalır, mesajlar arşivlenir ve tüm sistemle entegre çalışır.

Soru: Çalışanlarımızın iletişimini hızlandırmak ve dikkat dağınıklığını önlemek ister miyiz?

15. Maliyet

Dikkat edilmesi gereken maliyet kalemleri:

  • Altyapı maliyeti

  • İlk yatırım maliyeti

  • Toplam sahip olma ve işletme maliyeti

Analog sistemler ilk etapta düşük maliyetlidir, ancak IP santraller uzun vadede daha ekonomik ve verimli çözümler sunar. Bulut santral sistemlerinde ise donanım gereksinimi yoktur, yalnızca abonelikle kullanılabilir. Bu nedenle maliyet hesabı yapılırken en az 5-8 yıllık kullanım süresi göz önünde bulundurulmalıdır.